Digital Workplace – Remote Work Improvement Strategy zur Einführung von Microsoft 365

Dezentrales und mobiles Arbeiten ist nicht erst seit der Corona-Pandemie ein aktuelles Thema in Unternehmen. Dabei ist die Bereitstellung von benötigten Technologien und Plattformen für die Zusammenarbeit jedoch nur der erste Schritt. Verantwortliche in Unternehmen sind vor allem auf der menschlichen Ebene gefordert, um ihre Mitarbeitenden nicht zu verlieren. Welche Kompetenzen sind neben dem technischen Knowhow erforderlich in der digitalen Transformation? Wie motiviere und informiere ich? Wie stelle ich sicher, dass es meinen Mitarbeitenden gut geht, auch ohne die sozialen Kontakte am Arbeitsplatz? Wie beuge ich Missverständnissen in der digitalen Kommunikation vor?

Als Unternehmensberaterin unterstützt unser Mitglied Karoline Kepper Unternehmen strategisch und organisatorisch bei der Einführung neuer Technologien mit ihrer Unternehmung K5|BUSINESS & PEOPLE TRANSFORMATION in Bielefeld. Als Projektmanagerin für User Adoption initiiert sie zeitgemäße Kommunikationsmaßnahmen, Kampagnen, Trainingskonzepte und die Koordination von Dienstleistern und internen Ressourcen. Veränderungsprozesse werden damit messbar.

Moderne Arbeitsweisen zeichnen sich durch bereichs- und standortübergreifende Zusammenarbeit aus, um eine auf die Zukunft ausgerichtete Organisationsstruktur zu entwickeln. Der Kunde möchte neue Arbeitsmodelle etablieren, um Prozesse zu verschlanken, Kollaboration zu ermöglichen, damit die Digitalisierung voranzutreiben um neue Talente zu gewinnen und vorhanden Talente zu halten. Der Kunde ist europaweit mit 39.000 Mitarbeitenden über 27 europäische Standorte im Pharmahandel aktiv.

Für die technische Realisation bedarf es einer Modernisierung der Infrastruktur, um entsprechende Bandbreite zu gewährleisten und allen Betroffenen einheitliches und sicheres Equipment sowie kollaborationsfähige Applikationen zur Verfügung zu stellen. Das Unternehmen entschied sich für die Kollaborationsplattform Microsoft 365.

Die Idee eines Digital Workplace ist nicht neu im Unternehmen. Erste Projekte, die als Voraussetzung zur Umsetzung notwendig sind, wurden bereits gestartet. Was fehlt ist die Gesamtstrategie, um allen Beschäftigten auch im Home Office zuverlässige Prozesse zu gewährleisten.

Das Programm basiert auf einem Hybrid Workplace Konzept, bei dem der Arbeitsplatz so cloudbasiert wie möglich ist und gleichzeitig die Möglichkeit besteht, ausgewählte interne Komponenten für ausgewählte Arbeitsplätze jederzeit und von überall zu verwenden. Die Strategie basiert auch auf einem zentralen Management der Arbeitsumgebung.

Die Begleitung mit einem User Adoption Projekt stellt sicher, dass jede Organisation zunächst diejenigen konkreten Aufgaben identifiziert und umsetzt, welche der Organisation bei dieser neuen Arbeitskultur helfen werden. User Adoption ist das Bindeglied zwischen Benutzern und Technik.

Mit dem Beratungsangebot DIGITAL WORKSPACE – User Adoption unterstützt K5 mit unterschiedlichen Maßnahmen:

• Entwicklung der Remote Work Improvement Strategy
• Begleitung der Transformation: Eigener Beitrag und/oder Kontrolle und Zusammenarbeit mit externen und internen Dienstleistern
• Budgetierung und Dokumentation
• Kommunikationsstrategie
• Stakeholder Analyse und -Management (Gremienarbeit)
• Branding und Kampagne
• Exzeptioneller Content
• Training und Support für C-Level
• Workshopgestaltung und -durchführung für Managementebene
• Supportaufbau Service Desk
• Etablierung der Kommunikationsstrategie auf Zielgruppen und Plattformen
• Benutzer-Kommunikation für die verschiedenen Rollout Phasen
• Trainingskonzept (verschiedenen Sprachen)
• Etablierung von Controlling-Mechanismen durch Umfragen, Feedbackbögen, Meetings und Dialoge (KPI)
• Bewertung der Maßnahmen, Aktualisierung und Anpassung der Strategie
• Etablierung einer „Champions Community“ (Kollegen lernen von Kollegen)
• Informations- und e-Learning-Management über vorhandene Plattformen und SharePointOnline (Intranet, Learning Pathways)
• Beratung bei der allgemeinen Plattformreduktion (Kompression auf M365)
• Sparringspartner bei Strategieinterventionen

Von der Einführung sind beim Start 11.000 Anwender:innen betroffen. Die Mehrheit der Beschäftigten befürworten eine zeitgemäße moderne Arbeitsumgebung und unterstütz die Einführung. Viele haben während der Pandemie durch Homeschooling erste Erfahrungen mit den Tools gemacht und sind trotz einiger technischer Einschränkungen mit Wissensdurst dabei, erste Erfahrungen zu sammeln. Aufgrund der unterschiedlichen Wissensstände werden verschiedene Lernformate angeboten, um den Lerneffekt zu erhöhen.

Die Arbeitsumgebung kann bei diesem Kunden nur sukzessive mit allen Funktionen und Applikationen geöffnet werden, da sicherheitstechnische Diskussionen aufgrund der Komplexität der Systeme zunächst für Klarheit sorgen müssen. Dieses Vorgehen erfordert ein hohes Maß an Gremienarbeit.

Auch hier ist das Management als Kommunikator und Vorbild gefordert. Die Einführung von M365 ist kein ausschließliches IT-Projekt, sondern hat aufgrund der Veränderungen in der zukünftigen Zusammenarbeit entscheidende Auswirkungen auf die Unternehmenskultur. Die Kultur ist nur bedingt steuerbar und Veränderungen in großen Organisationen benötigen Zeit. Mit der Erfahrung aus 23 Jahren Organisationsentwicklung gibt Karoline Kepper hier entscheidendes Wissen weiter.

Mit Microsoft Teams steht der Teamgedanke im Vordergrund: Gruppen (Teams) arbeiten zusammen, indem Sie offen kommunizieren und gemeinsam an Aufgaben und Daten arbeiten. Jeder Mitarbeitende benötigt notwendigen Informationen, um verantwortungsvolle Entscheidungen treffen zu können.

Der Weg ist damit geebnet zur Organisation als Organismus, in dem

• schneller Entscheidungen getroffen werden können,
• notwendige Werkzeuge bereitstehen,
• Führung die Wege vorgibt und ermöglicht,
• funktionale Teams zusammenfinden,
• in dem „Silodenken“ der Vergangenheit angehört und
• stattdessen der Fokus auf „Umsetzung“ liegt.

Karoline Kepper berät das Management, um die Möglichkeiten mit diesen neuen Tools zu verstehen und die Teams damit zeitsparender und effizienter managen und unterstützen zu können.